Prozessdigitalisierung, die wirklich Zeit spart.
Wir finden die Schritte, die Ihr Team jeden Tag Zeit kosten. Dann automatisieren wir sie – pragmatisch und dauerhaft.
Prozessdigitalisierung heißt: Ein Ablauf, der heute auf Papier, per E-Mail oder in Excel läuft, wird zu einer Software. Wir sehen uns zuerst an, wie Ihr Team heute arbeitet. Dann bauen wir die Teile um, die am meisten Zeit kosten. Das Ergebnis läuft im Alltag zuverlässig – und wir betreuen es auch danach.
Manuelle Schritte kosten mehr als man denkt
Jeder Handgriff kostet ein paar Minuten. Das fällt kaum auf. Über ein Jahr kommen so aber viele Stunden zusammen. Dazu kommen Tippfehler, Rückfragen und Wartezeiten.
In unseren Projekten sehen wir immer wieder dieselben Ausgangslagen:
- Formulare kommen auf Papier und werden von Hand abgetippt
- Eine gewachsene Excel-Datei geht per E-Mail hin und her
- Eine Planung dauert jedes Mal Stunden
- Das Angebot wartet tagelang auf das Backoffice
Typische Fälle aus unseren Projekten
Drei Abläufe, die wir digitalisiert haben – aus Vertrieb, Verein und Ehrenamt.
Planung: 15 Minuten statt 4–5 Stunden
Ehrenamtliche Organisationen planen Dienste für viele Menschen. Jeder hat eigene Wünsche und freie Tage. Von Hand dauert eine Planungsrunde schnell 4–5 Stunden. Unsere Software schafft das in 15 Minuten. Mit Feinschliff von Hand sind es etwa 30 Minuten. Wir betreiben sie seit ca. 2004. Zur Referenz Messdienerplan
Mitgliedsanträge ohne Papier
Ein Sportverein bekommt mehrere hundert Anmeldungen pro Jahr. Früher kamen sie auf Papier. Die IBAN war oft schwer lesbar. Heute füllen neue Mitglieder ein geführtes Formular auf der Vereinsseite aus. Fehler fallen schon beim Tippen auf. Später kam ein digitales Kündigungsformular dazu. Zur Referenz Sportverein
Angebot direkt beim Kunden
Ein Wärmepumpen-Vertrieb rechnete Angebote in einer gewachsenen Excel-Datei. Das fertige Angebot kam erst Tage später aus dem Backoffice. Heute erfasst der Vertrieb alles vor Ort. Das Angebot entsteht sofort als PDF – auch ohne Internet. Zur Referenz Wärmepumpen-Vertrieb
Ihr Ablauf hängt an einer großen Tabelle? Wie wir dabei vorgehen, steht auf der Seite Excel ablösen.
Analyse – Automatisierung – Effekt
Wir gehen in festen Schritten vor. Jeder Schritt hat ein sichtbares Ergebnis.
Alte und neue Lösung laufen eine Zeit lang nebeneinander. Erst wenn die Ergebnisse übereinstimmen, schalten wir die alte ab. So läuft Ihr Betrieb während der Umstellung weiter. Nach dem Start betreiben wir die Software weiter, auf Wunsch komplett bei uns. Mehr dazu unter Betrieb & Hosting.
Typische Automatisierungen
Diese Bausteine kommen in fast jedem Projekt vor. Wo es ein Beispiel aus unseren Referenzen gibt, steht es dabei.
E-Mail-Workflows
Eine E-Mail kommt an. Daraus entsteht automatisch eine Aufgabe, eine Weiterleitung oder eine Benachrichtigung.
Freigabeprozesse
Wer muss zustimmen, und in welcher Reihenfolge? Die Software fragt nach. Abstimmungsrunden per Mail oder Papier entfallen.
Dokumentenprozesse
Dokumente entstehen aus vorhandenen Daten. Beispiel: das Wärmepumpen-Angebot als fertiges PDF.
Datenübernahme
Daten werden einmal erfasst und dann weitergereicht. Beispiel: die Mitgliedsanträge des Sportvereins, die niemand mehr abtippt.
Reporting
Berichte und Übersichten entstehen automatisch. Niemand muss sie mehr von Hand in Excel zusammenstellen.
Erinnerungen & Benachrichtigungen
Die richtige Person erfährt rechtzeitig, was zu tun ist. Beispiel: Eine Datenschutzplattform, die wir betreiben, erinnert Mitarbeitende regelmäßig an Schulungen (Referenz JURANDO GmbH).
Viele Abläufe drehen sich um Dokumente wie Verträge und PDFs. Hier kann auch KI helfen, etwa beim Auslesen und Zusammenfassen. Beispiele dafür zeigen wir unter Dokumenten-KI.
Was es kostet, wie lange es dauert
Was kostet die Digitalisierung eines Ablaufs?
Nehmen wir einen klar umrissenen Ablauf ohne fremde Systeme. Etwa eine Excel-Kalkulation, die zur Webanwendung wird. Das liegt nach unserer Erfahrung meist bei 15.000 bis 25.000 Euro. Die Umsetzung dauert dann etwa zwei bis drei Monate. Mehr Zahlen und Einflussfaktoren finden Sie unter Was kostet Individualsoftware?
Wann lohnt sich das?
Fast immer dann, wenn mehrere Leute täglich Daten von Hand übertragen. Diese Zeit lässt sich in Stunden pro Woche ausrechnen. Daraus ergibt sich auch, wann sich die Investition bezahlt macht.
Wann raten wir ab?
Wenn es ein fertiges Produkt gibt, das achtzig Prozent abdeckt. Oder wenn im Haus noch strittig ist, wie der Ablauf überhaupt aussehen soll. Software friert einen Ablauf ein. Ein ungeklärter Streit landet dann mit im Programm.
Und wenn andere Programme beteiligt sind?
Dann verbinden wir sie. Wie das aussieht, zeigt die Seite Integration & Schnittstellen.
Was Sie davon haben
Welche Abläufe kosten Ihr Team die meiste Zeit?
Wir schauen uns das an – und zeigen, was sich sinnvoll automatisieren lässt.
Direkter Kontakt – ohne Umwege. Wir melden uns innerhalb eines Werktages.